So räumen Sie Ihren Datenbestand auf und generieren Texte für unterschiedliche Anwendungen automatisch

„Jede Unternehmensentscheidung ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie basiert.“

Textgenerierung leicht gemacht

Die Ausgangssituation:

Verschiedene Abteilungen im Unternehmen arbeiten über Jahre bei der Anlage oder Pflege von Daten mit unterschiedlichen, nicht standardisierten Texten. Das führt dazu, dass Werte zu Materialstämmen, geometrische Details zu Bau- bzw. Kaufteilen, Stücklisten, Datenblätter, Warengruppen und vieles mehr unstrukturiert, fehlerhaft oder unvollständig in CAD-, ERP oder PLM-Systemen vorliegen. Wenn Übersetzungen nötig sind, müssen diese aufwändig von Hand eingepflegt werden. Der Umgang mit diesen Daten ist nicht zufriedenstellend und verursacht unnötige Kosten. Möglicherweise werden auch falsche Entscheidungen aufgrund der fehlerhaften Daten getroffen.

Die Lösung:

Um das Ziel zu erreichen, einen sauber strukturierten Datenbestand zu erhalten, müssen zwei Dinge betrachtet werden. Für beide Schritte bietet simus systems ausgereifte Lösungen:

  • 1. Aufräumen

    Die bestehenden Daten müssen „aufgeräumt“ werden, das heißt: bereinigt, sinnvoll strukturiert, ergänzt um fehlende Details.

    „Daten aufräumen“ ist in mehr als der Hälfte der Projekte eine Kernaufgabe für simus systems und wird durch das Softwaremodul „classmate DATA“ kompetent erledigt. Zunächst wird eine gründliche Bestandsaufnahme gemacht, anschließend werden Regeln definiert, die den Datenbestand vereinheitlichen, bereinigen und ergänzen. Heraus kommt eine Datenbasis, in der sich nicht nur die Mitarbeiter gut zurechtfinden, sondern die eine hervorragende Grundlage für alle angeschlossenen Systeme ist. Auch geometrische Daten aus CAD-Modellen können automatisiert klassifiziert werden (durch die Software „classmate CAD“). Darauf besitzt simus systems sogar das Patent.

  • 2. Datenpflege

    Neue Daten müssen in hoher Qualität eingepflegt werden; der Prozess muss langfristig definiert sein.

    Diese grundlegende Überarbeitung der Daten ist die Voraussetzung für den Einsatz des Moduls „classmate Textgenerator“. Er bedient sich aus der Datenbank und setzt Textteile entsprechend Ihrer Vorgaben für unterschiedliche Zwecke sinnvoll zusammen. Somit werden beispielsweise Bestelltexte für den Einkauf, Datenblätter, Zollbenennungen und vieles mehr produziert. Und das beste: Das geschieht automatisch und ist aufgrund der strukturierten Grunddaten für alle Systeme jederzeit aktuell! Die definierten Prozesse können jederzeit durch die Anwender selbst angepasst werden. Auch Übersetzungen können so automatisch unterstützt werden. Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP® sind selbstverständlich integriert.

Textgenerierung nach Regeln

Ihre Vorteile liegen auf der Hand:

  1. Nach einmaliger Analyse und Definition der Regeln profitieren alle Mitarbeiter von der vereinfachten Pflege der Daten.
  2. Die Daten, zum Beispiel Bezeichnungen, Einkaufsbestelltexte, Zollbenennungen etc. sind einheitlich, nachvollziehbar und transparent.
  3. Die Oberfläche des Textgenerators ist komfortabel und selbsterklärend; damit wird das Werkzeug im Unternehmen auch wirklich gerne genutzt.
  4. Das Finden von Informationen wird wesentlich vereinfacht.
  5. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
  6. Vollständige Informationen vereinfachen die tägliche Arbeit: zum Beispiel extern im Einkauf (Make-or-Buy), intern in der Konstruktion oder in der Fertigung.

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